Lettre de voiture de convoyage

À quoi sert la lettre de voiture en convoyage ?

C’est le document qui accompagne le véhicule du point d’enlèvement au point de livraison. Il relie trois parties : le donneur d’ordre qui confie le véhicule, le convoyeur qui le déplace et la personne qui le reçoit.

En cas de litige, une rayure, une jante frottée ou un kilométrage contesté, c’est elle qui tranche, avec les photos et les réserves notées sur place. Elle déclenche aussi la facturation : sans lettre de voiture signée, la livraison est difficile à prouver et la facture devient facile à contester.

Est-elle obligatoire ?

Pour le transport routier de marchandises, sur un porte-voitures ou un plateau par exemple, l’arrêté du 9 novembre 1999 impose un document de transport à bord du véhicule. Depuis l’arrêté du 6 décembre 2017, il peut être présenté sur papier ou sur support électronique.

Pour un véhicule convoyé par la route, sur ses propres roues, la pratique du secteur est la même : loueurs, concessions et gestionnaires de flotte demandent un document signé à l’enlèvement et à la livraison, qu’on l’appelle lettre de voiture, PV de livraison ou bon de livraison. Vérifiez ce qu’exigent vos contrats et votre assureur.

Ce que doit contenir une lettre de voiture de convoyage

Une bonne lettre de voiture se suffit à elle-même : quelqu’un qui n’a pas suivi la mission doit pouvoir comprendre ce qui s’est passé.

• Un numéro unique et la date d’édition
• Le donneur d’ordre et ses références : devis, bon de commande, référence client
• Le transporteur : société, SIREN, nom du conducteur, plaque utilisée (W garage) et remorque éventuelle
• Chaque véhicule convoyé : type, immatriculation, n° de parc, VIN et modèle
• Chaque étape : adresse, date et créneau prévus, heure d’arrivée et de fin
• Les relevés : kilométrage, niveau de carburant ou de charge
• Les réserves, le nom du signataire et sa signature
• Vos conditions générales et les photos en annexe

Réserves et photos : ce qui vous protège

Une réserve est une observation écrite au moment de la remise : rayure, élément manquant, voyant allumé, niveau de carburant différent de celui annoncé. Notée et signée sur place, elle vaut bien plus qu’un appel le lendemain. À l’inverse, un véhicule remis sans réserve laisse peu de place à une contestation ultérieure.

Les photos complètent les réserves. Prises par catégorie (compteur, carburant, extérieur, intérieur, dommages) et horodatées à chaque étape, elles montrent l’état du véhicule à l’enlèvement et à la livraison, et donc ce qui s’est passé entre les deux.

Papier ou numérique ?

La liasse carbone a ses défauts : remplie sur un capot, illisible une fois scannée, parfois perdue avant d’arriver au bureau, et la facture attend qu’elle revienne.

Signée sur le téléphone du convoyeur, la lettre de voiture est complète, lisible et archivée dès la fin de l’étape. Le client la reçoit pendant que le convoyeur repart, et le bureau peut facturer le jour même.

Comment Jocko produit la lettre de voiture

Le convoyeur suit les étapes dans l’application : arrivée sur site, photos, relevés, réserves, nom du signataire et signature. À la fin de l’étape, Jocko génère la lettre de voiture en PDF, photos en annexe, et l’envoie par e-mail au signataire et à votre client. Tout ce qui a été saisi sans réseau, dans un parking souterrain par exemple, est enregistré avec son heure réelle et part dès que le réseau revient.

Le document porte votre logo, vos coordonnées et vos conditions générales. Vous choisissez d’y afficher ou non les références du client, le kilométrage et le carburant.